Für unser neues Büro der AFE in Mönchengladbach suchen wir eine engagierte und zuverlässige Backoffice Assistant (m/w/d). Die Position umfasst administrative, organisatorische sowie unterstützende Aufgaben in den Bereichen Personalwesen und Finanzen. Gesucht wird eine deutsch- und englischsprachige Persönlichkeit, die selbstständig arbeitet und aktiv zum Aufbau eines effizienten und professionellen Bürostandorts beiträgt.
Ihre Aufgaben
- Allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung des Teams
- Verwaltung und Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Unterstützung bei Personalthemen, einschließlich Recruiting, Onboarding und Personaladministration
- Unterstützung bei Finanz- und Buchhaltungsaufgaben, wie Rechnungsprüfung, Belegverwaltung und Zusammenarbeit mit Steuerberatern sowie externen Dienstleistern
- Organisation von Geschäftsreisen, Meetings und Firmenveranstaltungen
- Verwaltung und Ablage von Verträgen, Dokumenten und Unternehmensunterlagen
- Kommunikation mit Behörden, Geschäftspartnern und Dienstleistern
- Unterstützung der Geschäftsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Mitwirkung beim Aufbau und der Weiterentwicklung interner Büroprozesse
For our new AFE office in Mönchengladbach, we are looking for a committed and reliable Backoffice Assistant (m/w/d). The position includes administrative, organizational, and supporting tasks in the areas of human resources and finance. We are seeking a German- and English-speaking individual who works independently and actively contributes to the establishment of an efficient and professional office location.
Ihre Aufgaben
- General office organization and administrative support for the team
- Management and processing of correspondence in German and English
- Support for personnel issues, including recruitment, onboarding, and personnel administration
- Support with financial and accounting tasks, such as invoice verification, document management, and collaboration with tax advisors and external service providers
- Organization of business trips, meetings, and corporate events
- Management and storage of contracts, documents, and company records
- Communication with authorities, business partners, and service providers
- Supporting the management in administrative and organizational tasks
- Contribution to the establishment and further development of internal office processes